Muita gente trata o envio da proposta como tarefa concluída. Para a venda, na verdade, é ali que começa uma nova etapa: o cliente vai avaliar, tirar dúvidas e decidir.
Se ninguém define o próximo passo, o acompanhamento fica dependendo de alguém lembrar de perguntar "e aí, como ficou?".
Anote o combinado junto com o orçamento
Além de valor e itens, vale registrar quem acompanha a negociação, qual versão foi enviada e o que ficou combinado. Tem data para conversar de novo? Outra pessoa precisa aprovar? Ficou alguma dúvida no ar?
Por exemplo: o cliente disse que vai conversar com o sócio na quinta. Combine um retorno na sexta e deixe isso registrado. Assim o vendedor sabe quando entrar em contato e já sabe o que perguntar.
Todo retorno precisa de um dono
Defina quem vai fazer o contato e deixe a tarefa visível para essa pessoa, com prazo e contexto. Se o vendedor mudar, o histórico tem que permitir continuar a conversa sem o cliente precisar explicar tudo de novo.
O sistema pode destacar as propostas com retorno atrasado ou sem próximo passo, mas sem transformar cada negociação aberta em alerta vermelho.
Cuidado com as versões
Durante a negociação, prazo, escopo e condições mudam. Quando essas mudanças ficam espalhadas em arquivos e mensagens, é fácil alguém mandar a versão errada. Manter tudo ligado à mesma negociação resolve.
Registrar as objeções do cliente também ajuda a preparar o próximo contato. Conversar sobre prazo é bem diferente de conversar sobre preço.
Saber encerrar também faz parte
Nem toda proposta vira venda, e tudo bem. O importante é separar o que está ativo do que foi adiado e do que acabou. Deixar tudo aberto só bagunça a visão da equipe.
Quando encerrar, anote o motivo que o cliente deu. Se ele só parou de responder, deixe isso claro também. E, se houver interesse mais para a frente, combine uma data para retomar.