Essa é uma pergunta que eu gosto de responder com sinceridade: nem toda empresa precisa de um CRM feito do zero. Muita coisa se resolve com uma ferramenta pronta bem configurada, ou complementando o sistema que já existe.
O que eu procuro entender primeiro é o que está impedindo a equipe de vender melhor. A partir daí, fica mais fácil ver qual caminho vale o investimento.
O problema é a ferramenta ou a configuração?
Às vezes o CRM parece ruim porque as etapas estão mal definidas, tem campo demais ou ninguém combinou como usar. Nesses casos, arrumar o processo resolve mais do que trocar de software.
Agora, se para fechar uma venda o vendedor precisa consultar um sistema, fazer conta numa planilha e depois registrar tudo no CRM, aí já é outra história.
Olhe para o que acontece por fora
Repare nas planilhas paralelas que a equipe mantém e nas informações que só existem no WhatsApp. Quanto tempo isso toma? O que acontece quando alguém esquece de atualizar? Essas respostas mostram o que o sistema atual não está dando conta.
Muitas vezes, integrar as ferramentas ou desenvolver só a parte que falta já resolve. Em outros casos, faz mais sentido um sistema novo, pensado do zero para o jeito que a empresa vende. Quando é esse o caso, o sistema é construído em volta do processo de vendas, e não o contrário.
Compare o custo de manter, não só de construir
Ferramenta pronta tem assinatura, configuração e limites. Sistema próprio tem desenvolvimento, hospedagem e manutenção. Nenhuma das duas opções elimina o trabalho de cuidar do processo.
Na hora de comparar, pense em quem vai usar, quais integrações vão ser necessárias e quem vai te ajudar quando der problema.
Comece pequeno
Se o sistema próprio fizer sentido, a primeira versão não precisa ter tudo. Ela pode começar por uma parte bem definida do processo, entrar em uso rápido e crescer a partir do que a equipe realmente precisa.